Membuat Proposal

Oleh Musriadi Musanif

Aktivis Ortom Muhammadiyah Sumbar

Sekretaris PWI Tanah Datar

OPINI, potretkita.net - Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, setiap alternatif terbaik yang dianggap paling relevan dalam memecahkan permasalahan organisasi, dirumuskan dalam bentuk program kerja yang terstruktur dengan rapi, se-suai dengan kebutuhan organisasi.

Setiap item kegiatan yang terangkum dalam program kerja itu, mestilah dirumuskan dalam bentuk proposal kegiatan. Prinsip utama dalam membuat proposal adalah ‘Kerjakanlah sebaik yang dapat Anda lakukan.

Jangan memulai suatu kegiatan hanya dengan alasan pengumpulan dana, sebab hal demikian bisa membuat Anda gagal dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Untuk itu, ingatlah selalu bahwa Anda dan rekan-rekan sebagai pemimpin haruslah dapat merumuskan proposal yang masuk akal.

Secara umum, proposal kegiatan bagi organisasi non pemerintah dan nirlaba, memang erat kaitannya dengan cara mengumpulkan dana. Proposal yang akurat akan mampu meyakinkan donatur bahwa terdapat masalah yang dapat diselesaikan, dan bahwa organisasi Anda dapat membantuk memecahkan masalah tersebut dengan cara yang efektif dan biaya yang efesien.

Lewat proposal itulah Anda dapat meyakinkan para pendana (funding), bahwa organisasi Andalah yang paling tepat untuk melakukan kegiatan yang Anda tawarkan tersebut.

1. Merancang Kegiatan

Sebelum suatu pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan penyusunan proposal, rencana kegiatan Anda haruslah terancang dengan baik, sehingga logika untuk membiayai Anda akan sangat jelas dan meyakinkan.

Ada beberapa pertanyaan yang harus diajukan selama proses ini. Pertanyaan-pertanyaan itu terangkum dalam Daftar Pertanyaan A-X berikut ini:

a. Apakah masalah Anda?

b. Apa yang terpengaruh dengan masalah tersebut?

c. Siapa saja tepatnya yang termasuk dalam kelompok sasaran dan siapa yang bukan?

d. Bagaimana masalah mempengaruhi kelompok sasaran?

e. Siapa saja orang lain yang telah bekerja mengatasi masalah itu?

f. Apakah solusi yang memungkinkan bagi masalah tersebut?

g. Apakah solusi yang memungkinkan bagi masalah tersebut?

h. Tindakan apa yang akan diperlukan, mengapa dan oleh siapa?

i. Apakah Anda adalah kelompok/organisasi yang tepat untuk menga-tasi masalah ini?

j. Mengapa?

k. Apakah tujuan Anda, apa yang ingin Anda capai?

l. Siapa yang akan bertanggungjawab dan untuk apa?

m. Apa sesungguhnya yang Anda inginkan untuk kegiatan ini?

n. Mengapa Anda memilih cara ini untuk mencapai tujuan Anda?

o. Bagaiamana jadwalnya?

p. Mengapa Anda melakukannya sekarang dan bukan nanti?

q. Siapa yang bertanggungjawab secara teknis terhadap kegiatan ini?

r. Apakah ia berpengalaman?

t. Kapan Anda akan mendapatkan hasilnya dan bagaimana cara mem-presentasikannya?

u. Bagaimana Anda akan menunjukkan hasil tersebut pada funding Anda?

v. Bagaimana cara mengukur atau menilai hasil Anda?

w. Apa yang akan Anda lakukan dengan hasil yang Anda capai?

x. Bagaimana tindak lanjut Anda terhadap pengembangan kegiatan ini?

2. Konsep Paper

Setelah pertanyaan-pertanyaan AX diajukan dan terjawab, lang-kah berikutnya adalah menuliskan konsep paper atau deskripsi singkat tentang kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan jawaba-jawaban pertanyaan AX. 

Konsep ini bukanlah bagian penting dalam pengum-pulan dana, namun punya banyak keuntungan, di antaranya:

a. Memberikan peluang untuk menuliskan ide Anda dengan cara yang logis, untuk mengatur pemikiran Anda dan mengukur kepentingan kegiatan.

b. Anda dapat menunjukan konsep paper itu pada mitra Anda dan kelompok sasaran Anda. Konsep tersebut adalah hasil dari rapat dan konsultasi Anda. Jika orang lain mempunyai perhatian atau ide lain, mereka dapat memberi masukan bagi Anda sebelum bekerja dengan proposal.

c. Konsep ini dapat dikirimkan kepada donatur (funding) untuk menarik perhatian –dan kalau memungkinan pendanaan—dari mereka. Jika konsep Anda menggambarkan ide-ide yang membuat donatur tertarik, Anda telah membuat suatu hubungan yang baik sebelum proposal Anda ditulis. Donatur mungkin juga punya ide untuk beberapa perubahan.

3. Menulis Proposal

Tidak ada rumus yang tepat untuk menulis proposal. Akan tetapi ada pedoman dasar yang bisa diikuti, yakni :

Apakah organisasi Anda telah mempunyai kegiatan yang sama?

Sudahkah Anda tanyakan pendanaan untuk kegiatan ini?

Sebelum mulai menuliskan proposal, Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa kegiatan itu sejalan dengan misi organisasi Anda dan bahwa Anda memiliki keahlian dan kapasitas untuk melaksanakan kegiatan seperti yang telah Anda nyatakan dalam konsep.

Proposal Anda tidak akan pernah didanai jika kegiatan Anda tidak sesuai dengan kapasitas organisasi Anda.

Langkah-langkah berikut perlu Anda cermati ketika Anda mulai menuliskan proposal kegiatan:

a. Tentukan sektor garapan Anda, lalu telitilah kegiatan dan organisasi atau perorangan yang Anda mintai dukungan.

b. Proposal Anda harus menampilkan gagasan, penjelasan logis yang akan meyakinkan donatur bahwa kegiatan Anda itu harus diberikan dana.

c. Hal-hal teknis yang perlu jadi perhatian adalah:

- Proposal Anda perlu memiliki struktur dan logika yang jelas

- Tuliskan dengan jelas apa yang akan Anda lakukan, jangan gunakan kata ‘mungkin’ dan ‘sebaiknya’ terlalu sering. Gunakan pernyataan waktu sekarang dengan kata-kata seperti ‘harus’ dan ‘akan’.

- Pusatkan pada tugas Anda, jangan pindah ke isu-isu lain yang juga akan Anda kerjakan.

- Kirimkan proposal Anda hanya jika Anda telah pasti bahwa Anda telah memenuhi kriteria donatur.

Proposal Anda sebaiknya mencantumkan:

- Assesmen (analisa dan studi kelayakan)

Dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah dengan melihat data statistik, melihat fenomena dalam masyarakat, diskusi dengan pihak-pihak terkait, berdiskusi langsung dengan penerima manfaat, atau metode-metode lainnya yang dapat membantu kita memahami target layanan ataupun gambaran umum tentang tujuan proyek kita.

- Perencanaan Kegiatan

Setelah mendapatkan segala data/informasi yang kita butuhkan, maka kita mulai merancang proyek ini sehingga dapat tujuan akhir dapat dilaksanakan. Dengan assesmen yang baik maka perencanaan yang kita miliki akan semakin matang karena kita juga telah memahami berbagai macam aspek yang mungkin terjadi dalam proyek pelaksaan proyek tersebut. Perencanaan kegiatan ini meliputi kegiatan dari fase awal–menjalin kedekatan hingga fase akhir – mengakhiri kegiatan dengan target person.

- Perkiraan Biaya

Tanpa adanya biaya yang memadai maka akan sulit suatu program terlaksana dengan baik untuk itu perkiraan biaya ini sangat penting untuk juga dipikirkan secara realistis. Namun harus diingat bahwa memadai tidak berarti dana harus berlebih karena dana yang berlebih tanpa mampu kita kelola dengan baik dalam proyek ini juga akan menunjukkan kegagalan kita dalam menjalankan proyek.

- Perencanaan SDM

Seringkali orang melupakan pentingnya SDM dalam pengelolaan proyek, banyak orang berpikir “yang penting ada proyek dulu baru kita cari SDMnya”. Pikiran-pikiran seperti itu dapat membuat kendala dikemudian hari, misalnya saja ternyata kita tidak berhasil mendapatkan orang yang sanggup menjalankan proyek yang kita rancang padahal waktu yang tersedia hanya 3 bulan, lalu bila demikian bagaimana kita bisa mengatakan proyek kita telah berjalan dengan baik?

- Waktu

Adanya batas waktu sangat diperlukan dalam sebuah proyek, tanpa adanya batas waktu akan sulit bagi kita untuk mengukur kemajuan atau keberhasilan proyek kita. Waktu juga berguna untuk memacu kita agar bekerja lebih terstruktur dan terkontrol.

- Pelaksanaan Proyek

Dilakukan sesuai dengan rencana yang telah kita susun sebelumnya dengan selalu berperhatikan juga kaitan antara perencanaan kegiatan, biaya, waktu, dan SDM (berkaitan dengan performa SDM dalam menjalankan kegiatan yang direncanakan).

- Pengawasan (Monitoring)

Walaupun kita telah memiliki perencanaan yang baik, sangatlah penting untuk tetap melakukan pengawasan secara terhadap proyek yang sedang kita laksanakan. Pengawasan ini penting untuk membantu kita mengontrol diantaranya: apakah kegiatan masih berjalan sesuai dengan rencana, apakah kegiatan tetap tepat sasaran, apakah biaya yang tersedia telah terserap sesuai dengan rencana, apakah waktu yang tersedia memang mencukupi ataukah program perlu diperpanjang.

Pengawasan ini sangat berpengaruh terhadap keberhasilan proyek, terlebih bagi kita yang terbiasa bekerja dengan komunitas dimana kebutuhan akan sangat mungkin sering berubah, dalam kondisi seperti itu tanpa pengawasan yang baik, maka hal yang akan mungkin terjadi adalah kegiatan yang kita lakukan menjadi tidak tepat sasaran, atau perencanaan yang telah kita buat menjadi berantakan, karena kita hanya melihat kepentingan komunitas, namun tidak melakukan penyelarasan antara kebutuhan komunitas dengan rencana serta kapasitas organisasi.

Demikianlah sajian sederhana ini disampaikan, semoga para kader IMM yang mengikuti pelatihan kali ini, bisa menjadi pimpinan organisasi yang handal, mampu menyelesaikan permasalahan organisasi serta merumuskannya dalam proposal-proposal kegiatan yang memungkinkan organisasi ini bisa mencapai tujuannya.((Materi Pelatihan Kepemimpinan IMM, dari berbagai sumber)